Стандартите GS1 в логистиката на хуманитарните организации
Освен търговията на дребно и здравеопазването, друга важна тема от пленарните сесии по време на предстоящия Глобален форум GS1, който ще се проведе от 9 до 13 февруари в Брюксел, е внедряването на стандартите GS1 в логистиката на хуманитарните организации. По темата ще говорят Николас Флорин, изпълнителен секретар GS1 Швейцария, и Висенте Ескрибано, ръководител управление на снабдяването и логистика в UNHRC (Върховен комисариат за бежанците на ООН). Специално внимание ще бъде обърнато на ролята на логистиката в хуманитарния сектор за защита и подпомагане на хората.
Задачата на GS1 в посока внедряване на стандартите в хуманитарния сектор е много специална, а именно да обедини всички заинтересовани участници за постигането на по-ефективна и прозрачна веригата за доставки и спасяването на човешки животи. За тази цел особено важно е постигането на сътрудничество между различните организации и хармонизиране на процесите.
Логистичните разходи в хуманитарния сектор са много по-високи, отколкото в сектора на бързооборотните стоки. За сравнение средните логистични разходи при бързооборотните стоки са между 5-7%, докато при акции за помощ при бедствия, разходите, свързани с логистиката, са между 40 и 60%. Внедряването на стандартите GS1 предполага голям потенциал и добра възможност за повишаване на ефективността и намаляване на разходите при доставките в помощ на бедстващите в световен мащаб.
Често фирмите-доставчици в хуманитарния сектор са членове на GS1, но все още липсват общи стандарти в процесите и логистиката на хуманитарните помощи. След поредица от срещи с представители на отделните хуманитарни организации, е изготвен проекто-договор за внедряване на стандартите GS1. Създадена е доброволна потребителска група Международна Хуманитарна Доставка (GS1 GHD), която се обединява върху използването на единна система от стандарти, а именно GS1.
GS1 GHD е отворена доброволна група, която включва водещи хуманитарни организации от ООН, Червения кръст и неправителствени организации. Основната цел на групата е да защитава, да подпомага и утвърди достойнството, сигурността и благополучието на хората, засегнати от човешка намеса и природни бедствия от цял свят. Това включва:
- Подобряване на отчетността при помощи за целеви общности чрез динамично управление на данните, което дава възможност за стандартизиране и по-добро документиране на предоставяните стоки и услуги.
- Съкращаване на времето за намеса чрез прецизно управление на запасите и автоматизираните процеси по веригата на доставки.
Въз основа на опита на участващите организации и предвид широкото използване на стандартите GS1 в различни сектори в световен мащаб, хуманитарните организации се ангажират за бъдещо внедряване на единна стандартна система. За организациите това е устойчив подход, тъй като редица техни доставчици са част от всичките 1,5 милиона членове на GS1 по света. Членовете на GS1 GHD ще се ангажират в определянето на обща пътна карта и в подготвянето на пригодени материали за изпълнение и постигане на общата им визия.
Опитът на УНИЦЕФ в логистиката и доставките
Действителното положение:
- Отделът за доставки в УНИЦЕФ използва баркодовете в интегрирана ERP система повече от 10 години. В централния склад в Копенхаген се използват стандартни линейни кодове за управление на процесите от началото до края, вътрешно управление на склада (местонахождение, партида, предварителен пакет) и операции по опаковане и приготвяне.
- През 2012 г. УНИЦЕФ разширява използването на ERP базирана система, брандирана под името VISION, за всички УНИЦЕФ офиси по света. За първи път стокови разписки, складови операции и процеси по изписването на стока са стандартизирани в рамките на основната система на УНИЦЕФ.
- Напредъкът в мрежовите технологиите и мобилните телефони, приложенията на смартфоните и системата за проследяване на доставките означава, че за УНИЦЕФ е подходящ момент да преразгледа възможността за използване на настоящата баркод платформа в полза на логистичните операции и въвеждането на система за заприходяване на стоки и получаване на разписка за извършения процес. Автоматизацията на процесите чрез използването на маркировка с баркод ще подобри точността и времето за извършване на различните операции. Въвеждането на системата за кодиране преди десетилетие е довело до повишаване на ефективността с 40%.
Плановете за бъдещото развитие на системата в УНИЦЕФ включва следните три фази:
- Извлечения от записи за стоки, получени чрез сканиране на баркода;
- Операционна складова система, управлявана от УНИЦЕФ, приложима чрез сканиращ хардуер, софтуер и принтери за баркод етикети за идентификация на стоки в движение.
- Складове на УНИЦЕФ, но управлявани от трета страна , която ще позволи на доставчика на интернет услуги да управлява складовете чрез операционна система VISION, без да се налага достъп до системата на VISION. Информацията, получена чрез четците на баркодовете/скенерите, ще бъде споделена чрез интернет-базирана система, която на свой ред ще прехвърля данните във VISION за техния последващ обмен. Това ще даде възможност на доставчиците на интернет услуги да извършват операции от името на УНИЦЕФ, които включват извлечения за получаване на стоки по планираните доставки, получени от трета страна, управляваща склад от името на УНИЦЕФ. Това евентуално може да се използва при операции в централите в Дубай, Панама и Шанхай.
Проект Хуманитарна логистика - Прилагане на стандартите GS1 в UNHCR (Агенция за бежанците към ООН) по веригата за доставки.
За разлика от УНИЦЕФ, останалите хуманитарни организации не използват стандарти GS1 в логистиката си и не са се поучили от опита на една от най-големите организации, което е необходимо да се промени.
Само за пример - на година WFP Logistics (world food program), организира доставката на храна в различни бедстващи региони по света чрез 2500 логистични компании, осигурявайки 3,5 милиона тона храна. Логистичните разходи възлизат на над 1 милиард долара. Ако се промени само един фактор – да стартира вътрешно организационен логистичен отдел, който да извършва транспортните и логистични операции, разходите биха спаднали с 12 милиона долара.
Следващата организация, която се е заела да въведе стандартите GS1 в ежедневната си логистика е UNHCR (Агенция за бежанците към ООН). Организацията е взела решение в следващите 4-5 месеца да има становище по въпроса, как да въведе стандартите, което е доста трудна и изискваща време задача. Областите, в които организацията вижда потенциал за оптимизирането на разходите чрез въвеждане на стандартите GS1, са представени в схемата по-долу:
GS1 разпознава хуманитарния сектор като нова група за присъединяване, което води до разширяване на GS1 общността и сферите на приложение на стандартите.
Хуманитарните организации в България също използват стандартите GS1 за маркиране на продукти с баркод, които се предлагат с благотворителна цел. Между организациите, които са получили съдействие за това от GS1 България, са БЧК, сдружение Самаряни, Фондация Деца с проблеми в развитието, Фондация за борба с рак и СПИН и други. GS1 България е на разположение за тези организации и по други въпроси, свързани с приложение на стандартите GS1.
